1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

1.1. Präambel

Die Online-Software ClubDesk (nachfolgend „ClubDesk“) ist ein Service der reeweb ag. ClubDesk ermöglicht seinen Nutzern die Organisation und Verwaltung von Vereinen oder Gruppen und deren Mitgliedern sowie die einfache Kommunikation im Vereinsleben. Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Software ClubDesk (app.clubdesk.com) und unserem Unternehmen und möchten Sie in diesen Datenschutzhinweisen über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts der Schweiz (DSG, VDSG) sowie unter Berücksichtigung des Datenschutzrechts der Europäischen Union, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiterer gesetzlicher Bestimmungen zum Datenschutz, auch unter Berücksichtigung zukünftiger Erweiterungen.

Zur besseren Lesbarkeit orientiert sich die Terminologie der vorliegenden Datenschutzhinweie an den Begriffsbestimmungen des DSGVO. Die entsprechenden Definitionen des schweizerischen DSG sind sinngemäss darin miteingeschlossen und werden im Folgenden nicht separat aufgeführt.

Diese Datenschutzhinweise bezieht sich auf alle Services und Webseiten der reeweb ag. Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit Ihre Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind.

Die reeweb ag behält sich vor, die Datenschutzhinweise jederzeit zu ändern und an die neuesten datenschutzrechtlichen Anforderungen und Erkenntnissen sowie technologischen oder organisatorischen Veränderungen anzupassen. Eine jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar, die Sie bitte regelmäßig aufsuchen und sich darüber informieren. Wenn Sie das Produkt bzw. die Services nach dem Datum des Inkrafttretens solcher Änderungen weiterhin nutzen, bedeutet dies, dass Sie mit den Änderungen einverstanden sind.

1.2. Unsere Grundsätze zum Datenschutz

• Wir gehen mit den uns übertragenen Daten vertrauensvoll und verantwortungsbewusst um und beachten die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, und hierbei speziell des DSG und der DSGVO.
• Personenbezogene Daten werden von uns nur dann und nur in dem Umfang erhoben, wie Sie sie uns mit Ihrer Kenntnis selbst zur Verfügung stellen.
• Wir verkaufen, verleihen oder verschenken Ihre personenbezogenen Daten nicht, eine Weitergabe an Dritte erfolgt ohne Ihre Einwilligung nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich berechtigt sind, z.B. bei Vorliegen eines entsprechenden Gerichtsbeschlusses.
• Wir verwenden Sicherheitstechnologien auf dem aktuellen Stand der Technik, um Ihre Daten vor Missbrauch zu schützen.
• Wir möchten Ihnen eine sichere, reibungslose, effiziente und persönliche Nutzer-Erfahrung bieten.

1.3. Begriffsbestimmungen

Nach dem Vorbild des Art. 4 DSGVO liegen diesen Datenschutzhinweisen folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:

• "Personenbezogene Daten" (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sind alle Informationen, die sich auf ei-ne identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("Betroffener") beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).
• "Verarbeiten" (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (d.h. technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (d.h. die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.
• "Verantwortlicher" (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
• "Auftragsverarbeiter" (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (z. B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.
• "Dritter" (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Ein-richtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auf-tragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.
• "Einwilligung" (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Wil-lensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbei-tung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Erhebung und Verarbeitung von Daten

2.1. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ("Einwilligung"): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (z. B. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO: Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO: Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Auf-gabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ("Berechtigte Interessen"): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).

Da wir unseren Sitz in der Schweiz haben und unsere Services von dort aus betrieben werden, findet die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit sich nicht aus diesen Datenschutzhinweisen etwas anderes ergibt, in der Schweiz statt. Bezüglich der Datenübertragung in die Schweiz hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss zum Datenschutz erlassen (DSGVO, Art. 45), welcher die Datenübertragung personenbezogener Daten aus einem EU-Staat in die Schweiz erlaubt. Im Einzelnen erheben, verarbeiten und nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten bei den in den folgenden Ziffern beschriebenen Zusammenhängen.

2.2. Personenbezogene Daten und deren Verwendungszweck

Für die Vertragsanbahnung bzw. zur Vertragsdurchführung für ClubDesk benötigen wir diese An-gaben zum Verein und zum vertretungsberechtigten Vereinsmitglied, das die Anmeldung vor-nimmt, und speichern diese als Zugangsdaten für ClubDesk:

• Vereinsname
• Vereinsart
• Land
• Name, Vorname und E-Mail-Adresse des vertretungsberechtigten Vereinsmitglieds

Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Dabei stimmt das vertretungsberechtigte Vereinsmitglied für den Verein dieser Vereinbarung zu. In den Einstellungen der Software ClubDesk wird das vertretungsberechtigte Vereinsmitglied als „Kontaktperson“ angelegt. Ein Wechsel der Kontaktperson ist vom Verein in den Einstellungen unverzüglich zu ändern.

In der Software ClubDesk kann nach der Anmeldung weiteren Kontakten ein Zugriff auf die Vereinsdaten eingerichtet werden. Beim ersten Login eines solchen Kontakts muss dieser ebenfalls dieser Vereinbarung zustimmen.

Die Software ClubDesk bietet die Möglichkeit, den Verein zu verwalten und die verschiedenen ClubDesk-Funktionen zu nutzen (z.B. Mitgliederverwaltung, Termine, Rechnungswesen, Webseite). Dabei wird u.a. festgelegt, welche personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern in der Software ClubDesk angezeigt werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den zu erbringenden Serviceleistungen der reeweb ag, die auf einem Vertrag basieren, gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen, oder der Erfüllung von Interessens- und vorvertraglichen Maßnahmen dienen. Wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen, können wir dieses Angebot nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen.

Sollte die reeweb ag gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sein, werden wir Ihre Daten an auskunftsberechtigte Stellen übermitteln:

• Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (z.B. Rechenzentrum) im Zuge der Auftragsverarbeitung,
• Sonstige Dritte im Rahmen der Funktionsübertragung,
• Öffentliche Stellen aufgrund rechtlicher Vorschriften.

2.3. Auftragsverarbeitung

Wenn ein Verein (z.B. Administrator oder Funktionär) personenbezogene Daten der Mitglieder an unseren Server übermittelt, werden wir diese in dessen Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten. Der betreffende Verein ist insbesondere dafür verantwortlich, dass eine solche Übermittlung personenbezogener Daten Dritter im Einklang mit dem Datenschutzrecht steht. Um die Datenverarbeitung durch unser Unternehmen rechtlich abzusichern, werden Sie beim Erfassen eines neuen Vereins dazu aufgefordert, mit uns eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) abzuschließen. Dies erfolgt einfach und schnell auf elektronischem Weg.

2.4. Zugriff Webseite und Software ClubDesk

In Verbindung mit Ihrem Zugriff auf die ClubDesk-Website und unsere Services werden allgemeine Informationen in so genannten Server-Log-Files automatisch protokolliert. Hierzu gehören Browsertyp und -version, Betriebssystem, Name und zugehörige Verweildauer der aufgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugangs, verwendete Suchmaschinen, Namen heruntergeladener Dateien sowie die Referrer-URL und Ihre IP (Internet Protocol)-Adresse. Ebenfalls können Daten (“Cookies”) auf Ihrem Computer gespeichert werden, die Ihnen die Nutzung unseres Angebots erleichtern (siehe Kap. „Cookies“).

Die statistische Auswertung der Datensätze erfolgt ausschließlich anonymisiert. Weitere Auswertungen dienen der technischen Optimierung der ClubDesk-Website. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen kombiniert. Die reeweb ag behält sich jedoch eine nachträgliche Prüfung von Protokolldaten vor, falls ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung bestehen sollte.

2.5. Kontaktformular, Service und Support

Sofern Sie Kontakt mit uns aufnehmen möchten (z.B. Anfragen, Support) und ein Kontaktformular auf der ClubDesk-Website befüllen, benötigen wir Angaben, die es uns ermöglichen, mit Ihnen zu kommunizieren. Diese Angaben umfassen zumindest Ihren Namen, E-Mail-Adresse so-wie den Grund Ihrer Anfrage. Ihren Namen benötigen für die Ansprache und zur Wahrung Ihrer Rechte. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Sofern Sie uns dabei Ihre Telefonnummer nennen behalten wir uns das Recht vor, Sie betreffend ClubDesk telefonisch zu kontaktieren - z.B. um Hilfe anzubieten oder um Sie um Ihr Feedback zu bitten. Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Zur Erbringung von Serviceleistungen werden ggf. weitere personenbezogene Daten an das ClubDesk Serviceportal übermittelt. Falls noch kein Vertragsverhältnis bestehen sollte und Sie der reeweb ag personenbezogene Daten überlassen, verpflichtet sich die reeweb ag zur Geheimhaltung. Während der Bearbeitung des Support-Tickets werden die zugehörigen Arbeitsaufträge und Dialoge zu Servicezwecken oder ggfs. zur Bugbehebung dokumentiert. Der Kunde wird darauf hingewiesen, dass reeweb zum Lösen von Supportfällen sämtliche zugänglich gemachten Daten aus technischer Sicht einsehen kann.

Bei der Bearbeitung von Kontaktanfragen und Supportfällen nutzt die reeweb ag das Support-System Freshdesk der Freshworks Inc., 1250 Bayhill Drive, Suite 315, San Bruno, CA 94066, Kali-fornien, USA (nachfolgend: „Freshworks“). Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammen-hängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fäl-len beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Datentransfers in die USA unterliegen den mit Freshworks abgeschlossenen EU-Standardvertragsklauseln, um das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.

Gestatten Sie uns mittels TeamViewer Zugang zu Ihren Daten, so unterliegen Ihre Inhalte der Geheimhaltung (siehe auch Kapitel „Datenschutzschulungen“).

2.6. Administrative Benachrichtigungen

Wenn Sie als ClubDesk Kontaktperson registriert sind, dann behalten wir uns das Recht vor, Sie zu kontaktieren, um Sie über alle für die Vertragsgestaltung notwendigen Änderungen zu informieren (z.B. Änderung AGB, Wartungsarbeiten Server, Lizenzinformationen). Im Rahmen der Testphase von ClubDesk senden wir Ihnen Informationen per E-Mail zu Ihrem Testzugang. Für die Versendung solcher Benachrichtigungen verwenden wir einen E-Mail-Dienstleister (siehe nachstehendes Kapitel „Info-E-Mails“).

2.7. Info E-Mails

Wenn Sie sich bei ClubDesk registrieren (z.B. als Kontaktperson, Administrator, Vorstand, Funktionär), erhalten Sie regelmäßig unsere Info-E-Mails (bitte sehen Sie hierzu auch Ziff. 2.3 unserer AGB). Sie können sich jederzeit über den „Abmelden“-Button in den Info-Mails, in den ClubDesk-Einstellungen oder über das Kontaktformular auf unserer Website von den Info-E-Mails abmelden.  Der Versand der Info-E-Mails erfolgt mittels „MailChimp“, einer E-Mail-Versandplattform des US-Anbieters Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA.

Nicht registrierte Nutzer können sich über die Website in den Info-E-Mail-Verteiler eintragen. In diesem Fall verwenden wir das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren, das heißt, wir werden Ihnen erst dann Info-E-Mails zusenden, wenn Sie uns zuvor ausdrücklich bestätigt haben, dass wir den E-Mail-Dienst aktivieren sollen. Wir werden Ihnen dann eine Benachrichtigungs-E-Mail zusenden und Sie bitten, durch das Anklicken eines in dieser E-Mail enthaltenen Links zu bestätigen, dass Sie unsere Info-E-Mails erhalten möchten. Mit Abschluss dieses separaten Double-Opt-In-Verfahrens haben Sie Ihre Einwilligung in den Bezug der Info-E-Mails erteilt. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Die E-Mail-Adressen unserer Info-E-Mail-Empfänger werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert. MailChimp verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Info-E-Mails in unserem Auftrag. Des Weiteren kann MailChimp nach eigenen Informationen diese Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, zum Beispiel zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der E-Mails oder für wirtschaftliche Zwecke, um zu bestimmen, aus welchen Ländern die Empfänger kommen. MailChimp nutzt die Daten unserer Info-E-Mail-Empfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.

Wir vertrauen auf die Zuverlässigkeit und die IT- sowie Datensicherheit von MailChimp. Die Datenübermittlung in die USA über MailChimp erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln, die wir mit der Betreiberin Rocket Science Group LLC abgeschlossen haben. Des Weiteren haben wir mit MailChimp ein „Data-Processing-Agreement“ abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen Vertrag, in dem sich MailChimp dazu verpflichtet, die Daten unserer Nutzer zu schützen, entsprechend dessen Datenschutzbestimmungen in unserem Auftrag zu verarbeiten und insbesondere nicht an Dritte weiter zu geben.

Ein sog. Open Tracking mittels Web-Beacons ist nicht möglich, wenn Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Anzeige von Bildern standardmäßig deaktiviert haben. In diesem Fall wird Ihnen die Info-E-Mail jedoch nicht vollständig angezeigt und Sie können eventuell nicht alle Funktionen nutzen. Wenn Sie die Bilder manuell anzeigen lassen, erfolgt das oben genannte Tracking. Ein sog. Click Tracking können Sie nur dadurch verhindern, dass Sie nicht auf Links in der jeweiligen E-Mail klicken.

2.8. Speichern personenbezogener Daten

Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt auf eigenen bzw. externen Servern gemäß der Liste der aktuellen Dienstleister (z.B. Subunternehmen und Rechenzentren), die Sie auf unserer Website finden unter www.clubdesk.com/unterauftragnehmer. Daten, die Sie zur Verarbeitung an die reeweb ag senden, werden bei der Übertragung zu unseren eigenen Servern sowie zu Servern von externen Rechenzentren verschlüsselt. Zur Verschlüsselung verwendet ClubDesk den gängigen SSL Code (Secure Socket Layer Protocol). Alle Zugriffe und Zugriffsversuche werden protokolliert.

Werden von der reeweb ag personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dienstleister weitergeleitet, so sind diese an die jeweils gültigen Rechtsvorschriften gebunden. Wir haben mit den externen Rechenzentren Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß DSGVO sowie allen weiteren Vorschriften verarbeitet werden.

Außerdem verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um unseren Verpflichtungen aus etwaigen zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen nachzukommen.

2.9. Partner-Gutscheine

reeweb hat Kooperationen bzw. Partnerschaften, um Vereinen möglichst viele Vorteile zu bieten (z.B. mit Verbänden). Der Kunde akzeptiert gegenüber reeweb, dass folgende Vereinsdaten aus rein statistischem Zweck im Zusammenhang mit der Einlösung von Partner-Gutscheinen weitergegeben werden können, die Auskunft über die Identität des Vereins geben: Vereinsname, -domain (z.B. scmuster.clubdesk.com) und -adresse. Von reeweb werden keine personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern geteilt oder weitergegeben.

2.10. Bewerbungsunterlagen

Ihre Bewerbungsunterlagen sind nur einem begrenzten Personenkreis (Geschäftsleitung) zugänglich. Wir behandeln Ihre Daten streng vertraulich und löschen diese Daten nach maximal 6 Monaten, sofern es nicht zu einem Arbeitsverhältnis gekommen ist. Sollte es zu einem Anstellungsverhältnis kommen, so speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Druckform und digital in Ihrer Personalakte während des gesamten Vertragsverhältnisses

3. Transparenz und Ihre Rechte als Betroffener

3.1. Ihre Rechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zu. Im Einzel-nen sind dies:

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person bzw. zu ihrem Ver-ein gespeicherten Daten zu erhalten.
• Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung ihrer Daten verlan-gen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung ihrer Daten einschrän-ken (z.B. im Wege der Sperrung).
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns die Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Vo-raussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem struktu-rierten und gängigen Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortli-chen übermitteln.
• Widerspruchsrecht gegen Datenverarbeitung aufgrund von berechtigten Interessen: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf berechtigtem Inte-resse beruht. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsan-sprüchen.
• Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Da-ten erteilt haben, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Wider-ruf bleibt hiervon unberührt.
• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbei-tung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu insbesondere an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Ihren Arbeitsplatz oder den Ort des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Daten-schutzbehörde.

Wichtige Hinweise zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte:

Bei Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte im Zusammenhang mit einer Datenerhebung und -speicherung erreichen Sie uns wie folgt:
datenschutz(at)clubdesk.com
(+41) 61 683 30 90

Soweit eine Datenverarbeitung innerhalb der Software ClubDesk durch einen Verein/eine Gruppe stattfindet, handelt reeweb lediglich als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Vereins/der jeweiligen Gruppe. Für das Erfassen von personenbezogenen Daten in ClubDesk ist allein der Verein/die Gruppe verantwortlich (siehe Kapitel 2.3 „Auftragsverarbeitung“). Sofern Sie als Vereins-/Gruppenmitglied von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an den Verein bzw. die vertretungsberechtigen Personen.

Wir danken für Ihr Verständnis.

3.2. Vereinsdaten im Falle einer Kündigung oder bei Vertragsende

Im Falle einer Kündigung des Vertrags beachten Sie bitte, dass die reeweb ag ggf. Daten, die z.B. der Buchhaltung dienen, über die Vertragslaufzeit hinaus sichern muss, da für diese eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Mittels CSV Dateien können Sie Ihre Daten aus verschiedenen Modulen von ClubDesk selbst herunterladen (z.B. Mitglieder, Termine, Dokumente). Einen Export Ihrer Daten in Form von SQL-Dateien können wir Ihnen auf Anfrage zukommen lassen. Bitte bedenken Sie, insbesondere im Fall Ihrer Kündigung, dass Sie ggf. Daten verarbeiten, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

4. Datensicherheit

Wir sind durch die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer technischen und organisatorischen Schutzvorkehrungen stets um die höchstmögliche Sicherheit Ihrer Daten bemüht, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Derzeit bestehen insbesondere die folgenden Schutzvorkehrungen.

4.1. Technische Schutzvorkehrungen

Wir sind ein Schweizer Unternehmen. Alle Ihre Informationen betreffend der Software Club-Desk werden auf Servern in der Schweiz verarbeitet und gespeichert. Unser Server befindet sich in einem Rechenzentrum bei der Firma Nine Internet Solutions AG, Albisriederstrasse 243a, 8047 Zürich. Die Nine Internet Solutions ist der führende Anbieter von Managed-Service-Lösungen in der Schweiz. Das Unternehmen ist ISO 27001 sowie ISO 9001 zertifiziert.

4.2. Organisatorische Schutzvorkehrungen

Mit der Registrierung jedes Benutzers Ihres Vereins/Ihrer Gruppe werden ein persönlicher Be-nutzername und ein Kennwort erstellt. Außerdem nutzt die reeweb ag eine Kombination aus Firewalls, Verschlüsselungstechniken und Authentifizierungsmaßnahmen, um die Verwendung für Sie so sicher wie möglich zu gestalten und einen unerlaubten Zugriff auszuschließen. Sämtliche Datentransfers erfolgen mit sicherer Verschlüsselungstechnik (SSL), um das Lesen und die Manipulation durch Unbefugte auszuschließen.

4.3. Sicherheitshinweis

Bitte beachten Sie, dass die Sicherheit der Nutzung von ClubDesk auch davon abhängt, wie gut Sie Ihr Passwort wählen und schützen. Teilen Sie deshalb niemandem Ihr Passwort mit und wählen Sie ein sicheres Passwort, sinnvollerweise aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie aus Ziffern und Sonderzeichen. Es sollte keine (wahrnehmbare) Systematik enthalten und sollte kein Wort einer geläufigen Sprache sein (z.B. Englisch, Deutsch, Italienisch oder Französisch).

4.4. Verträge zur Auftragsverarbeitung

Daten, die in der Software ClubDesk eingegeben werden, werden an Server übermittelt, die sich in einem Rechenzentrum in der Schweiz bei einem Subunternehmer befinden, und dort gespeichert. Diese Subunternehmer werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden iSv Art. 28 DSGVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sowie alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugten Zugriffen, Einsichtnahme oder Manipulation einzuhalten.

4.5. Datenschutzschulungen

Um unseren Kunden nicht nur den technischen höchstmöglichen Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, nehmen alle ClubDesk Mitarbeiter an regelmäßigen und praxisorientierten Datenschutzschulungen teil. Unsere Mitarbeiter werden zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung aller relevanten Gesetzesvorschriften verpflichtet, die auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fortdauert.

1. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

1.1. Präambel

Die Online-Software ClubDesk (nachfolgend „ClubDesk“) ist ein Service der reeweb ag. ClubDesk ermöglicht seinen Nutzern die Organisation und Verwaltung von Vereinen oder Gruppen und deren Mitgliedern sowie die einfache Kommunikation im Vereinsleben. Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Software ClubDesk (app.clubdesk.com) und unserem Unternehmen und möchten Sie in diesen Datenschutzhinweisen über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts der Schweiz (DSG, VDSG) sowie unter Berücksichtigung des Datenschutzrechts der Europäischen Union, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und weiterer gesetzlicher Bestimmungen zum Datenschutz, auch unter Berücksichtigung zukünftiger Erweiterungen.

Zur besseren Lesbarkeit orientiert sich die Terminologie der vorliegenden Datenschutzhinweie an den Begriffsbestimmungen des DSGVO. Die entsprechenden Definitionen des schweizerischen DSG sind sinngemäss darin miteingeschlossen und werden im Folgenden nicht separat aufgeführt.

Diese Datenschutzhinweise bezieht sich auf alle Services und Webseiten der reeweb ag. Wir treffen alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, damit Ihre Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind.

Die reeweb ag behält sich vor, die Datenschutzhinweise jederzeit zu ändern und an die neuesten datenschutzrechtlichen Anforderungen und Erkenntnissen sowie technologischen oder organisatorischen Veränderungen anzupassen. Eine jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar, die Sie bitte regelmäßig aufsuchen und sich darüber informieren. Wenn Sie das Produkt bzw. die Services nach dem Datum des Inkrafttretens solcher Änderungen weiterhin nutzen, bedeutet dies, dass Sie mit den Änderungen einverstanden sind.

1.2. Unsere Grundsätze zum Datenschutz

• Wir gehen mit den uns übertragenen Daten vertrauensvoll und verantwortungsbewusst um und beachten die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, und hierbei speziell des DSG und der DSGVO.
• Personenbezogene Daten werden von uns nur dann und nur in dem Umfang erhoben, wie Sie sie uns mit Ihrer Kenntnis selbst zur Verfügung stellen.
• Wir verkaufen, verleihen oder verschenken Ihre personenbezogenen Daten nicht, eine Weitergabe an Dritte erfolgt ohne Ihre Einwilligung nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich berechtigt sind, z.B. bei Vorliegen eines entsprechenden Gerichtsbeschlusses.
• Wir verwenden Sicherheitstechnologien auf dem aktuellen Stand der Technik, um Ihre Daten vor Missbrauch zu schützen.
• Wir möchten Ihnen eine sichere, reibungslose, effiziente und persönliche Nutzer-Erfahrung bieten.

1.3. Begriffsbestimmungen

Nach dem Vorbild des Art. 4 DSGVO liegen diesen Datenschutzhinweisen folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:

• "Personenbezogene Daten" (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sind alle Informationen, die sich auf ei-ne identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("Betroffener") beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).
• "Verarbeiten" (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (d.h. technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (d.h. die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.
• "Verantwortlicher" (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
• "Auftragsverarbeiter" (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (z. B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.
• "Dritter" (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Ein-richtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auf-tragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.
• "Einwilligung" (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Wil-lensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbei-tung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

2. Erhebung und Verarbeitung von Daten

2.1. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ("Einwilligung"): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (z. B. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO: Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO: Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Auf-gabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ("Berechtigte Interessen"): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).

Da wir unseren Sitz in der Schweiz haben und unsere Services von dort aus betrieben werden, findet die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit sich nicht aus diesen Datenschutzhinweisen etwas anderes ergibt, in der Schweiz statt. Bezüglich der Datenübertragung in die Schweiz hat die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss zum Datenschutz erlassen (DSGVO, Art. 45), welcher die Datenübertragung personenbezogener Daten aus einem EU-Staat in die Schweiz erlaubt. Im Einzelnen erheben, verarbeiten und nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten bei den in den folgenden Ziffern beschriebenen Zusammenhängen.

2.2. Personenbezogene Daten und deren Verwendungszweck

Für die Vertragsanbahnung bzw. zur Vertragsdurchführung für ClubDesk benötigen wir diese An-gaben zum Verein und zum vertretungsberechtigten Vereinsmitglied, das die Anmeldung vor-nimmt, und speichern diese als Zugangsdaten für ClubDesk:

• Vereinsname
• Vereinsart
• Land
• Name, Vorname und E-Mail-Adresse des vertretungsberechtigten Vereinsmitglieds

Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Dabei stimmt das vertretungsberechtigte Vereinsmitglied für den Verein dieser Vereinbarung zu. In den Einstellungen der Software ClubDesk wird das vertretungsberechtigte Vereinsmitglied als „Kontaktperson“ angelegt. Ein Wechsel der Kontaktperson ist vom Verein in den Einstellungen unverzüglich zu ändern.

In der Software ClubDesk kann nach der Anmeldung weiteren Kontakten ein Zugriff auf die Vereinsdaten eingerichtet werden. Beim ersten Login eines solchen Kontakts muss dieser ebenfalls dieser Vereinbarung zustimmen.

Die Software ClubDesk bietet die Möglichkeit, den Verein zu verwalten und die verschiedenen ClubDesk-Funktionen zu nutzen (z.B. Mitgliederverwaltung, Termine, Rechnungswesen, Webseite). Dabei wird u.a. festgelegt, welche personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern in der Software ClubDesk angezeigt werden.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient ausschließlich den zu erbringenden Serviceleistungen der reeweb ag, die auf einem Vertrag basieren, gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen, oder der Erfüllung von Interessens- und vorvertraglichen Maßnahmen dienen. Wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen, können wir dieses Angebot nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen.

Sollte die reeweb ag gesetzlich oder per Gerichtsbeschluss dazu verpflichtet sein, werden wir Ihre Daten an auskunftsberechtigte Stellen übermitteln:

• Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (z.B. Rechenzentrum) im Zuge der Auftragsverarbeitung,
• Sonstige Dritte im Rahmen der Funktionsübertragung,
• Öffentliche Stellen aufgrund rechtlicher Vorschriften.

2.3. Auftragsverarbeitung

Wenn ein Verein (z.B. Administrator oder Funktionär) personenbezogene Daten der Mitglieder an unseren Server übermittelt, werden wir diese in dessen Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten. Der betreffende Verein ist insbesondere dafür verantwortlich, dass eine solche Übermittlung personenbezogener Daten Dritter im Einklang mit dem Datenschutzrecht steht. Um die Datenverarbeitung durch unser Unternehmen rechtlich abzusichern, werden Sie beim Erfassen eines neuen Vereins dazu aufgefordert, mit uns eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) abzuschließen. Dies erfolgt einfach und schnell auf elektronischem Weg.

2.4. Zugriff Webseite und Software ClubDesk

In Verbindung mit Ihrem Zugriff auf die ClubDesk-Website und unsere Services werden allgemeine Informationen in so genannten Server-Log-Files automatisch protokolliert. Hierzu gehören Browsertyp und -version, Betriebssystem, Name und zugehörige Verweildauer der aufgerufenen Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugangs, verwendete Suchmaschinen, Namen heruntergeladener Dateien sowie die Referrer-URL und Ihre IP (Internet Protocol)-Adresse. Ebenfalls können Daten (“Cookies”) auf Ihrem Computer gespeichert werden, die Ihnen die Nutzung unseres Angebots erleichtern (siehe Kap. „Cookies“).

Die statistische Auswertung der Datensätze erfolgt ausschließlich anonymisiert. Weitere Auswertungen dienen der technischen Optimierung der ClubDesk-Website. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen kombiniert. Die reeweb ag behält sich jedoch eine nachträgliche Prüfung von Protokolldaten vor, falls ein berechtigter Verdacht der rechtswidrigen Nutzung bestehen sollte.

2.5. Kontaktformular, Service und Support

Sofern Sie Kontakt mit uns aufnehmen möchten (z.B. Anfragen, Support) und ein Kontaktformular auf der ClubDesk-Website befüllen, benötigen wir Angaben, die es uns ermöglichen, mit Ihnen zu kommunizieren. Diese Angaben umfassen zumindest Ihren Namen, E-Mail-Adresse so-wie den Grund Ihrer Anfrage. Ihren Namen benötigen für die Ansprache und zur Wahrung Ihrer Rechte. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Sofern Sie uns dabei Ihre Telefonnummer nennen behalten wir uns das Recht vor, Sie betreffend ClubDesk telefonisch zu kontaktieren - z.B. um Hilfe anzubieten oder um Sie um Ihr Feedback zu bitten. Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

Zur Erbringung von Serviceleistungen werden ggf. weitere personenbezogene Daten an das ClubDesk Serviceportal übermittelt. Falls noch kein Vertragsverhältnis bestehen sollte und Sie der reeweb ag personenbezogene Daten überlassen, verpflichtet sich die reeweb ag zur Geheimhaltung. Während der Bearbeitung des Support-Tickets werden die zugehörigen Arbeitsaufträge und Dialoge zu Servicezwecken oder ggfs. zur Bugbehebung dokumentiert. Der Kunde wird darauf hingewiesen, dass reeweb zum Lösen von Supportfällen sämtliche zugänglich gemachten Daten aus technischer Sicht einsehen kann.

Bei der Bearbeitung von Kontaktanfragen und Supportfällen nutzt die reeweb ag das Support-System Freshdesk der Freshworks Inc., 1250 Bayhill Drive, Suite 315, San Bruno, CA 94066, Kali-fornien, USA (nachfolgend: „Freshworks“). Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammen-hängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fäl-len beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Datentransfers in die USA unterliegen den mit Freshworks abgeschlossenen EU-Standardvertragsklauseln, um das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.

Gestatten Sie uns mittels TeamViewer Zugang zu Ihren Daten, so unterliegen Ihre Inhalte der Geheimhaltung (siehe auch Kapitel „Datenschutzschulungen“).

2.6. Administrative Benachrichtigungen

Wenn Sie als ClubDesk Kontaktperson registriert sind, dann behalten wir uns das Recht vor, Sie zu kontaktieren, um Sie über alle für die Vertragsgestaltung notwendigen Änderungen zu informieren (z.B. Änderung AGB, Wartungsarbeiten Server, Lizenzinformationen). Im Rahmen der Testphase von ClubDesk senden wir Ihnen Informationen per E-Mail zu Ihrem Testzugang. Für die Versendung solcher Benachrichtigungen verwenden wir einen E-Mail-Dienstleister (siehe nachstehendes Kapitel „Info-E-Mails“).

2.7. Info E-Mails

Wenn Sie sich bei ClubDesk registrieren (z.B. als Kontaktperson, Administrator, Vorstand, Funktionär), erhalten Sie regelmäßig unsere Info-E-Mails (bitte sehen Sie hierzu auch Ziff. 2.3 unserer AGB). Sie können sich jederzeit über den „Abmelden“-Button in den Info-Mails, in den ClubDesk-Einstellungen oder über das Kontaktformular auf unserer Website von den Info-E-Mails abmelden.  Der Versand der Info-E-Mails erfolgt mittels „MailChimp“, einer E-Mail-Versandplattform des US-Anbieters Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA.

Nicht registrierte Nutzer können sich über die Website in den Info-E-Mail-Verteiler eintragen. In diesem Fall verwenden wir das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren, das heißt, wir werden Ihnen erst dann Info-E-Mails zusenden, wenn Sie uns zuvor ausdrücklich bestätigt haben, dass wir den E-Mail-Dienst aktivieren sollen. Wir werden Ihnen dann eine Benachrichtigungs-E-Mail zusenden und Sie bitten, durch das Anklicken eines in dieser E-Mail enthaltenen Links zu bestätigen, dass Sie unsere Info-E-Mails erhalten möchten. Mit Abschluss dieses separaten Double-Opt-In-Verfahrens haben Sie Ihre Einwilligung in den Bezug der Info-E-Mails erteilt. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Die E-Mail-Adressen unserer Info-E-Mail-Empfänger werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert. MailChimp verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Info-E-Mails in unserem Auftrag. Des Weiteren kann MailChimp nach eigenen Informationen diese Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, zum Beispiel zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der E-Mails oder für wirtschaftliche Zwecke, um zu bestimmen, aus welchen Ländern die Empfänger kommen. MailChimp nutzt die Daten unserer Info-E-Mail-Empfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.

Wir vertrauen auf die Zuverlässigkeit und die IT- sowie Datensicherheit von MailChimp. Die Datenübermittlung in die USA über MailChimp erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln, die wir mit der Betreiberin Rocket Science Group LLC abgeschlossen haben. Des Weiteren haben wir mit MailChimp ein „Data-Processing-Agreement“ abgeschlossen. Dabei handelt es sich um einen Vertrag, in dem sich MailChimp dazu verpflichtet, die Daten unserer Nutzer zu schützen, entsprechend dessen Datenschutzbestimmungen in unserem Auftrag zu verarbeiten und insbesondere nicht an Dritte weiter zu geben.

Ein sog. Open Tracking mittels Web-Beacons ist nicht möglich, wenn Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Anzeige von Bildern standardmäßig deaktiviert haben. In diesem Fall wird Ihnen die Info-E-Mail jedoch nicht vollständig angezeigt und Sie können eventuell nicht alle Funktionen nutzen. Wenn Sie die Bilder manuell anzeigen lassen, erfolgt das oben genannte Tracking. Ein sog. Click Tracking können Sie nur dadurch verhindern, dass Sie nicht auf Links in der jeweiligen E-Mail klicken.

2.8. Speichern personenbezogener Daten

Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt auf eigenen bzw. externen Servern gemäß der Liste der aktuellen Dienstleister (z.B. Subunternehmen und Rechenzentren), die Sie auf unserer Website finden unter www.clubdesk.com/unterauftragnehmer. Daten, die Sie zur Verarbeitung an die reeweb ag senden, werden bei der Übertragung zu unseren eigenen Servern sowie zu Servern von externen Rechenzentren verschlüsselt. Zur Verschlüsselung verwendet ClubDesk den gängigen SSL Code (Secure Socket Layer Protocol). Alle Zugriffe und Zugriffsversuche werden protokolliert.

Werden von der reeweb ag personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung an Dienstleister weitergeleitet, so sind diese an die jeweils gültigen Rechtsvorschriften gebunden. Wir haben mit den externen Rechenzentren Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß DSGVO sowie allen weiteren Vorschriften verarbeitet werden.

Außerdem verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um unseren Verpflichtungen aus etwaigen zwischen Ihnen und uns geschlossenen Verträgen nachzukommen.

2.9. Partner-Gutscheine

reeweb hat Kooperationen bzw. Partnerschaften, um Vereinen möglichst viele Vorteile zu bieten (z.B. mit Verbänden). Der Kunde akzeptiert gegenüber reeweb, dass folgende Vereinsdaten aus rein statistischem Zweck im Zusammenhang mit der Einlösung von Partner-Gutscheinen weitergegeben werden können, die Auskunft über die Identität des Vereins geben: Vereinsname, -domain (z.B. scmuster.clubdesk.com) und -adresse. Von reeweb werden keine personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern geteilt oder weitergegeben.

2.10. Bewerbungsunterlagen

Ihre Bewerbungsunterlagen sind nur einem begrenzten Personenkreis (Geschäftsleitung) zugänglich. Wir behandeln Ihre Daten streng vertraulich und löschen diese Daten nach maximal 6 Monaten, sofern es nicht zu einem Arbeitsverhältnis gekommen ist. Sollte es zu einem Anstellungsverhältnis kommen, so speichern wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Druckform und digital in Ihrer Personalakte während des gesamten Vertragsverhältnisses

3. Transparenz und Ihre Rechte als Betroffener

3.1. Ihre Rechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zu. Im Einzel-nen sind dies:

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person bzw. zu ihrem Ver-ein gespeicherten Daten zu erhalten.
• Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung ihrer Daten verlan-gen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung ihrer Daten einschrän-ken (z.B. im Wege der Sperrung).
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns die Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Vo-raussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem struktu-rierten und gängigen Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortli-chen übermitteln.
• Widerspruchsrecht gegen Datenverarbeitung aufgrund von berechtigten Interessen: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf berechtigtem Inte-resse beruht. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsan-sprüchen.
• Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Da-ten erteilt haben, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Wider-ruf bleibt hiervon unberührt.
• Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbei-tung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu insbesondere an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Ihren Arbeitsplatz oder den Ort des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Daten-schutzbehörde.

Wichtige Hinweise zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte:

Bei Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte im Zusammenhang mit einer Datenerhebung und -speicherung erreichen Sie uns wie folgt:
datenschutz(at)clubdesk.com
(+41) 61 683 30 90

Soweit eine Datenverarbeitung innerhalb der Software ClubDesk durch einen Verein/eine Gruppe stattfindet, handelt reeweb lediglich als Auftragsverarbeiter des jeweiligen Vereins/der jeweiligen Gruppe. Für das Erfassen von personenbezogenen Daten in ClubDesk ist allein der Verein/die Gruppe verantwortlich (siehe Kapitel 2.3 „Auftragsverarbeitung“). Sofern Sie als Vereins-/Gruppenmitglied von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an den Verein bzw. die vertretungsberechtigen Personen.

Wir danken für Ihr Verständnis.

3.2. Vereinsdaten im Falle einer Kündigung oder bei Vertragsende

Im Falle einer Kündigung des Vertrags beachten Sie bitte, dass die reeweb ag ggf. Daten, die z.B. der Buchhaltung dienen, über die Vertragslaufzeit hinaus sichern muss, da für diese eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Mittels CSV Dateien können Sie Ihre Daten aus verschiedenen Modulen von ClubDesk selbst herunterladen (z.B. Mitglieder, Termine, Dokumente). Einen Export Ihrer Daten in Form von SQL-Dateien können wir Ihnen auf Anfrage zukommen lassen. Bitte bedenken Sie, insbesondere im Fall Ihrer Kündigung, dass Sie ggf. Daten verarbeiten, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

4. Datensicherheit

Wir sind durch die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer technischen und organisatorischen Schutzvorkehrungen stets um die höchstmögliche Sicherheit Ihrer Daten bemüht, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Derzeit bestehen insbesondere die folgenden Schutzvorkehrungen.

4.1. Technische Schutzvorkehrungen

Wir sind ein Schweizer Unternehmen. Alle Ihre Informationen betreffend der Software Club-Desk werden auf Servern in der Schweiz verarbeitet und gespeichert. Unser Server befindet sich in einem Rechenzentrum bei der Firma Nine Internet Solutions AG, Albisriederstrasse 243a, 8047 Zürich. Die Nine Internet Solutions ist der führende Anbieter von Managed-Service-Lösungen in der Schweiz. Das Unternehmen ist ISO 27001 sowie ISO 9001 zertifiziert.

4.2. Organisatorische Schutzvorkehrungen

Mit der Registrierung jedes Benutzers Ihres Vereins/Ihrer Gruppe werden ein persönlicher Be-nutzername und ein Kennwort erstellt. Außerdem nutzt die reeweb ag eine Kombination aus Firewalls, Verschlüsselungstechniken und Authentifizierungsmaßnahmen, um die Verwendung für Sie so sicher wie möglich zu gestalten und einen unerlaubten Zugriff auszuschließen. Sämtliche Datentransfers erfolgen mit sicherer Verschlüsselungstechnik (SSL), um das Lesen und die Manipulation durch Unbefugte auszuschließen.

4.3. Sicherheitshinweis

Bitte beachten Sie, dass die Sicherheit der Nutzung von ClubDesk auch davon abhängt, wie gut Sie Ihr Passwort wählen und schützen. Teilen Sie deshalb niemandem Ihr Passwort mit und wählen Sie ein sicheres Passwort, sinnvollerweise aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie aus Ziffern und Sonderzeichen. Es sollte keine (wahrnehmbare) Systematik enthalten und sollte kein Wort einer geläufigen Sprache sein (z.B. Englisch, Deutsch, Italienisch oder Französisch).

4.4. Verträge zur Auftragsverarbeitung

Daten, die in der Software ClubDesk eingegeben werden, werden an Server übermittelt, die sich in einem Rechenzentrum in der Schweiz bei einem Subunternehmer befinden, und dort gespeichert. Diese Subunternehmer werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden iSv Art. 28 DSGVO vertraglich dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sowie alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugten Zugriffen, Einsichtnahme oder Manipulation einzuhalten.

4.5. Datenschutzschulungen

Um unseren Kunden nicht nur den technischen höchstmöglichen Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, nehmen alle ClubDesk Mitarbeiter an regelmäßigen und praxisorientierten Datenschutzschulungen teil. Unsere Mitarbeiter werden zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung aller relevanten Gesetzesvorschriften verpflichtet, die auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit fortdauert.